Beschwerdeverfahren & Richtlinie zum Schutz von Hinweisgeber:innen

Diese Richtlinie gilt für alle internen und externen Interessengruppen, einschließlich:

• Mitarbeitende (Vollzeit, Teilzeit, freie Mitarbeit)

• Kund:innen und Auftraggeber:innen

• Lieferant:innen und Dienstleister:innen

• Geschäftspartner:innen

• Mitglieder der lokalen Gemeinschaft und die allgemeine Öffentlichkeit

Wir ermutigen zur Meldung von Anliegen, die sich auf folgende Bereiche beziehen:

• Ethisches Fehlverhalten (z. B. Betrug, Korruption, Bestechung)

• Verstöße gegen Umwelt- oder Nachhaltigkeitsstandards

• Verletzung von Menschenrechten oder Arbeitsrechten

• Rechtswidriges Verhalten am Arbeitsplatz

• Verstöße gegen unsere Richtlinien, Verhaltensregeln oder vertragliche Vereinbarungen

• Diskriminierung oder Belästigung

Eine Beschwerde wird von uns angenommen und untersucht, wenn alle drei folgenden Kriterien erfüllt sind:

Bezug zu labor b Das Anliegen betrifft das Handeln, die Entscheidungen oder das Umfeld von labor b.

Ausreichende Beschreibung Der Sachverhalt ist so dargestellt, dass eine Prüfung möglich ist – auch bei anonymer Einreichung.

Guter Glaube Die Meldung erfolgt in gutem Glauben und nicht mit dem Ziel, einer anderen Person zu schaden.

Beschwerden, die keinen Bezug zum Handeln von labor b haben oder offensichtlich nicht in gutem Glauben eingereicht wurden, werden nicht als solche angenommen.

Beschwerden werden per E-Mail entgegengenommen. Bitte beschreiben Sie den Sachverhalt so genau wie möglich – Angaben zu Vorfall, Datum, Ort und ggf. Nachweise helfen bei der Bearbeitung. Eine anonyme Einreichung ist möglich.

E-Mail (Betreff: „Vertraulich – Beschwerde/Hinweis"): hinweis@laborb.de

Wir halten die beschwerdeführende Person aktiv über jeden Schritt informiert – von der Eingangsbestätigung bis zum abschließenden Ergebnis.

Schritt 1 – Eingangsbestätigung

Wir bestätigen den Eingang der Beschwerde schriftlich.

• Frist: Innerhalb von 3 Werktagen

• Kommunikation: Bestätigungs-E-Mail an die beschwerdeführende Person

Schritt 2 – Erstprüfung & Zulässigkeitsentscheidung

Wir prüfen, ob die Beschwerde die Annahmekriterien erfüllt, und benennen eine fallverantwortliche Person.

• Frist: Innerhalb von 14 Werktagen

• Kommunikation: Mitteilung über Annahme oder – bei Ablehnung – schriftliche Begründung

Schritt 3 – Untersuchung

Eine sorgfältige, unparteiische Untersuchung wird eingeleitet. Bei Bedarf werden interne oder externe Fachpersonen hinzugezogen.

• Frist: Innerhalb von 30 Kalendertagen

• Kommunikation: Statusmitteilung alle 14 Werktage

Schritt 4 – Ergebnis & Lösung

Das Untersuchungsergebnis und die getroffenen Maßnahmen werden schriftlich mitgeteilt. Wir bestätigen ausdrücklich, wenn eine Lösung erreicht wurde.

• Frist: Je nach Komplexität des Falls

• Kommunikation: Abschlussmitteilung mit Ergebnis und ggf. Maßnahmen

Verantwortlichkeiten

Fallverantwortliche Person: Simon Busse (Geschäftsführung) – koordiniert Kommunikation und Prozess

Untersuchungsteam: Intern oder extern, je nach Art des Anliegens

Maßnahmen gegenüber Dritten: Bei festgestelltem Fehlverhalten durch Lieferant:innen, Kund:innen oder Partner:innen kann labor b die Zusammenarbeit beenden, Behörden einschalten oder künftige Zusammenarbeit ausschließen.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

labor b duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben eine Beschwerde einreichen – unabhängig vom Ausgang der Untersuchung. Vergeltungsmaßnahmen umfassen unter anderem: Kündigung oder Benachteiligung im Beschäftigungsverhältnis, Belästigung oder Einschüchterung sowie Vertragskündigung oder Ausschluss von künftiger Zusammenarbeit.

Kontrollmechanismen zum Schutz der Hinweisgebenden

Zugang zu Beschwerdedetails haben ausschließlich Personen, die direkt an der Untersuchung beteiligt sind. Identitäten werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung oder auf gesetzliche Anforderung hin offengelegt.

Eine anonyme Einreichung ist jederzeit möglich. Das Verfahren läuft auch ohne Angabe persönlicher Daten.

Verstöße gegen die Vertraulichkeitspflicht oder Vergeltungshandlungen werden konsequent geahndet.

Konsequenzen bei Vergeltungsmaßnahmen

Mitarbeitende: Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung

Lieferant:innen / Kund:innen: Vertragskündigung und dauerhafter Ausschluss

Partner:innen: Aussetzung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung

labor b verpflichtet sich, alle Hinweisgebenden aktiv vor Nachteilen zu schützen, die aus der Nutzung dieses Verfahrens entstehen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig vom Ergebnis der Untersuchung.

Diese Richtlinie ist öffentlich zugänglich unter laborb.de/beschwerdeverfahren.

Die Richtlinie wird jährlich oder bei wesentlichen rechtlichen, regulatorischen oder organisatorischen Änderungen überprüft.